27/05/2016
Sinds 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld.
Elektronische facturen zijn facturen die via elektronische weg verstuurd worden (in de praktijk via internet). De wet zegt niet hoe die elektronische versturing moet gebeuren. U doet dit best via e-mail met de factuur als bijlage in een bestand. U mag kiezen welk soort bestand u gebruikt, een PDF-, een Excel- of zelfs een Word-bestand. Om te vermijden dat de factuur al dan niet opzettelijk gewijzigd wordt gebruikt u best een PDF-bestand. Het bestand mag verstuurd worden met een digitale handtekening maar dat is niet wettelijk verplicht.
De wet legt als voorwaarden op dat men de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moet kunnen bewijzen (hoe men dat moet bewijzen zegt de wet dan weer niet). Bovendien moet het gebruik van de elektronische factuur door de klant aanvaard zijn.
De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunnen, net zoals bij een papieren factuur, bewezen worden aan de hand van de bestelbon, vervoersdocumenten, leveringsnota’s, betalingsbewijzen, enz… De voorwaarde van de leesbaarheid is vervuld als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd (met een e-mail is dit normaal gezien steeds het geval).
De aanvaarding door de klant kan ook op allerlei manieren bewezen worden. Er zijn geen vormvereisten aan verbonden. De aanvaarding kan uitdrukkelijk zijn (bv. door de klant een verklaring te laten tekenen dat hij akkoord is om facturen elektronisch te ontvangen) of stilzwijgend (door de betaling). In geval van twijfel of de klant bereid is om elektronische facturen te ontvangen, raden wij u aan om uitdrukkelijke toestemming te vragen.
U mag dus uw facturen ook elektronisch versturen, bij voorbeeld via e-mail met een PDF-bestand als bijlage. Indien u twijfelt of uw klant uw elektronische factuur zal aanvaarden, vraagt u best zijn uitdrukkelijke toestemming.
